İş hayatının vazgeçilmezlerinden biri de toplantılar. Yapılanlarla ilgili bilgi vermek, bir sorun çözmek, bir konuyu dinlemek, aksiyon almak gibi son derece faydalı gayelerle başlayan toplantılar için danışmanların veya eğitim firmalarının bilgilendirici yazılarını, tavsiyelerini ve rehberlerini bulmak mümkün.
Toplantılar organize, gündemli ve zamanlı yapıldığında ilgili tarafların aynı anda bilgilenmesi ve görev paylaşımlarının yapılması açısından gerçekten çok faydalı. Diğer taraftan bazıları inanılmaz yorucu; insanı boğan, başı sonu belli olmayan toplantılar kesinlikle zaman katili olabiliyor. Toplantı denince bunun insanlara ne ifade ettiğini yüzlerinden ve vücut dillerinden anlamak mümkün.
Yıllarca çalıştığım şirketlerde her hafta düzenli ya da iş/proje bazında toplantılar olurdu, elbette müşteri ve sigorta şirketi ziyaretleri sırasında da toplantılar yapardık. Kurum içi toplantılara gitmeden önce genel olarak başımıza geleceği bilirdik. Sürprizler olurdu elbette ama genel hatlarıyla şimdi anlatacağım toplantı tiplerinden biri olurdu.
HSD (Havanda Su Dövme) Toplantıları - Bu tabir bana ait değil, çok sevdiğim birinin benzetmesi. Konuşulup aksiyon alınması gereken bir sürü mesele vardır, toplantı saatler sürer, o esnada kendi masanızda kıyamet kopar, işler birikir, sonunda bir aksiyon planı ya da bir karar olmayan, saatler harcanıp bardaklar dolu çay kahve içildikten sonra "e ne konuştuk biz şimdi" hissiyatıyla çıktığımız toplantılardır.
Kura çektik sana çıktı (Kurban) Sorgu Odası -
Ah işte bu harikadır! Genellikle proje işleri bir nevi sorgu sürecidir. Projenin bir sahibi ya da sahipleri vardır, bir de seçilmiş sözcüsü. Projedekiler teslim ettikleri işlerini bu sözcüye anlatırlar. Sözcü de yönetime, müşteriye, katılımcıya anlatır. Sonra ter dökülen anlar başlar. "O niye böyle, bunu neden yapmadınız, bunu açıklayın, başka türlü ne olur, kim dedi, kaç para, neden bu kadar pahalı, anlat." Projedeki herkes sus pus her soruda gözlerini ve kulaklarını sözcüye diker, yazık sözcü debelenir durur, yardım ister gözleriyle, o beklenen yardım genelde gelmez. Toplantı sonunda kan ter içinde kalır, projenin diğer üyeleri de "eline ağzına sağlık, keşke şunu da şöyle deseydin" derler; "e sen deseydin" diye geçirir içinden ama olan olmuştur artık.
Parlatma - Ah işte bunlara bayılıyorum. Ekip çağırılır, yeni bir proje ya da şirkete yeni başlayan biri tanıtılır, getireceği yenilikler parlatılır, övülür, beklentiler söylenir ve - o zamana kadar yapılanlar çöpmüş gibi - "eskiyi unutun bundan sonra yeni dönem başladı" söylemleri yapılır. Toplantının ardından, fikri kısmen ya da tamamen benimseyenler olur ama genellikle sıkı gıybet yapılır; en kurumsal yapıda bile bu parlatma toplantıları çok olumsuz tepki yaratır. Genellikle de gerisi gelmez, övgüler unutulur, projeler rafa kalkar; "bir kez daha biri parlatılacak" diye kurumu o zamana kadar sahiplenmiş ekip bir güzel "eziklenmiş" olur ve hayat normal ritmine döner.
Azar işitme / Ders verme- Bunlar müthiştir- Ortada bir sorun vardır, sorunla ilk yüzleşen ve ilk azarı işiten kişi "Arkadaşlar acilen bir araya gelelim" der. Birbirine kaş gözle bakışlar atılan ama çıt çıkmayan toplantıda sorun duyurulur ve suçlular tespit edilir. Mütalaa hazırdır, sorumlulara kusurları söylenir, yarattıkları sıkıntı nedeniyle diğerlerinin gözü önünde bir güzel azarlanırlar. İş ya da müşteri başka birine devredilir, "bu neden oldu, engel olabilir miydik?" soruları sorulmaz. Suçlu bulunur, cezası verilir, "Bu da size ders olsun" diye diğerlerine gözdağı da verilmiş olur, saatlerce süren nutuklar dinlenir. Sonra da herkes dağılır.
Goygoy - HSD toplantılarının iş konuşulmayan, lak lak edilen formatıdır bu. Bence diğerlerinden daha iyi, en azında iki çift laf edip, bir sonucu olmasa da güzel vakit geçiriliyor. Konu zaten kısa sürede bitecek bir konudur, hemen biter, sonra laf lafı açar, konu konuyu getirir, çaylar kahveler içilir, tebessümle zaman geçirilir ve bir sonraki goygoy toplantısı için sözleşilir. Enfes!
Anlat anlat heyecanlı oluyor - İşte buna hep üzülürüm. En fenası da bunlar periyodik toplantılardır, her ay sonu, her hafta başı gibi. Büyük bir ciddiyet ve özenle hazırlanan sunumlar sırayla anlatılmaya başlanır. Aslında dinleyicinin ilgilendiği tek konu vardır o da finansallardır ( ne kadar sattık, ne harcadık) diğerlerini duymasa da olur. Sunumu yapanlar anlatır ama başını kaldırıp baktığında biri fısır fısır telefonla konuşur; diğeri sürekli telefonuna gelen maillere bakar; bir başkası önündeki kağıda üçgenler, çiçek böcek çizer; ilgili gibi görünen biri "hı hı" der, kendi istedikleri toplantıya gereken ilgiyi göstermedikleri gibi, dinlemezler de . Sonra genellikle de en üst düzey ya da birinci yöneticiniz, dinlediğini göstermek ister ve bir soru sorar ya da kibarca teşekkür eder. Next! Suyunuzdan bir yudum alıp, sıradakini dinlemeye başlarsınız.
Yıllar önce önemli bir grubun sigorta ihalesine hazırlanıyoruz. Proje yöneticisi olarak haftalar süren bir sürü ziyaret ve toplantı yapmışım, -işin büyük kısmını da neredeyse tek başıma üstlenmişim- yol haritası ve iş planı hazır, tam donanımla hazırım. Müstakbel müşterinin yönetimine anlatmak üzere bir sunum ve ardından da teslim edilmek üzere detaylı bir rapor hazırlamamı istediler. Raporu hazırladım, oradan aldığım dikkat çekici başlıklarla da bir taslak sunum hazırladım. Toplantı öncesi gündemle beraber tüm katılımcılara da incelemeleri için gönderdim.
Toplantıya başladık. Bir power point sunumu. Daha 1. sayfada - "Logo sağda olsun- yazı şekli şöyle olsun" dendi. Peki, geçtik diğer sayfalara, ilerliyoruz, her sayfada başka bir not, eleştiri, soru; zaten bunun için toplandık, başka bir göz baksın her zaman faydalı olur. Ancak tarz, ses tonu, söylenme şekli önemlidir. Çok uzun süredir emek verdiğiniz bir işte hem sahiplendiğimiz için daha hassas, heyecanlı ve genellikle de yorgun oluruz. Eğer eleştiri çözümcü ve katkı sağlayan değil de negatif ve sorgulayıcı tonda gelirse de geriliriz. Her soru daha da yorucu olur, sakin kalmak gitgide güçleşir. Bu toplantı da yavaş yavaş zorlayıcı olmaya başlamıştı. Sorular-cevaplar, "peki" demeler ve içimden çektiğim oflarla, arada da dişimi sıkmamla, toplantı sürüyordu. Müşteri birden fazla bölgede ve adreste faaliyet gösteriyor, ben de harita üzerinde işaretlemişim. Yöneticimiz "Aslında haritada işaretli noktaya dokunsak da oradaki iştirakin adı çıksa" dedi "Yaparız sorun değil, güzel fikir" diye yanıtladım. Bu sefer bu atraksiyonları bilmem şaşırtmış olmalı ki "Sen işletme mezunu muydun?" diye sordu (Bilmiyor muydu diye sormayın, çok çalışanı olan şirketti- buna hiç takılmadım- ODTÜ'lü olduğumu biliyor ama bölümden emin değil. Ayrıca işletmenin power point animasyonlarıyla bağlantısını çözemedim, neyse). "Hayır" dedim, "Psikolojik Danışmanlık mezunuyum". "Aaa" dedi, "Peki bu eğitimin yaptığın işe bir faydası oluyor mu?" People Business denen bir sektördeyiz ve eğitimim psikoloji üzerine, "Şu anda katkılarının tümünü anlatamam ama bu toplantıya katkısı olduğu kesin!"dedim.
O gergin ortam bir anda kahkahalarla doldu. Hepimiz gülmeye başladık, toplantının sonrası çok daha keyifli geçti, sunumu beraberce bitirdik, müşteri de sunumu beğendi ve işi kazandık.
Çevrimiçi toplantılar saydıklarımızın çoğunu ender ya da yaşadığımız toplantılar oluyor . Çünkü zamanlı, gündemi belli, konuların tek tek ve sırayla üzerinden geçildiği, amacına ulaşan toplantılar. Tercihim yüz yüze toplantılar olsa da, çevrimiçi toplantıları hızlı ve etkin oldukları için seviyorum. 30 veya 45 dakikada herkes notlarını ya da yaptıklarını paylaşmış, konular belirlenmiş, iş bölümü yapılmış ve sonuca kavuşmuş oluyor. Üstelik daha rahat bir ortamda, çayınız kahveniz, ihtiyaç duyacağınız her şey elinizin altındayken toplantı yapmak çok daha konforlu.
Kurumlarda gündemi belirlenmiş, zamanında başlayan ve biten toplantılar her zaman faydalıdır. Konuşanı özenle dinlemek zaman kazandırır, doğru ve işe odaklanmış sorular çözüm ve sonuç getirir. İnsan insanın halinden anlamalı, her kim olursa olsun desteğe ihtiyacı olabilir, toplantı öncesi sorumluluklarınızı bilerek ve hazırlıklı olursak, toplantı herkes için verimli geçer. Herkesin zamanı kıymetli, emeği değerli; toplantıya ayrılan sürenin karşılığını bulması ve işe yaraması için temel toplantı hazırlıkları ve yönetimine uymak yeterli.
Müşteri veya tedarikçi toplantılarının formatı kurum içi toplantılardan farklı olabilir. Onlara da başka zaman bakalım.
Herkese verimli ve keyifli toplantılar.
Yorumlar